Wartungsmodul
Zu den Kundendaten gehören nicht nur Adresse und Konditionen (siehe „Meine Kunden“). Wenn Sie Ihren Kunden informieren und zufrieden stellen möchten, dann ist eine umfassende Erfassung seiner Anlagentechnik erforderlich.
Kundendaten suchen oder den Kunden nach seiner Anlage befragen ist mit unserem Wartungsmodul nicht mehr erforderlich. Sie haben die kompletten Anlagendaten, Messwerte und Auswertungen zu Ihren Kunden hinterlegt und können diese spezifisch ansprechen und dem Kundendienstmitarbeiter die richtigen Ersatzteile mitgeben.
Ziel ist es Informationen zu sammeln, damit Sie Ihre Kunden zielgerecht bewerben können. Wann wird eine neue Heizungsanlage fällig? Welchen Spülkasten hat er eingebaut? Warum nicht auch bspw. die Sanitärtechnik mit in den Bestand aufnehmen, damit Sie im Kundendienstfall das Richtige zur Hand haben.
Anlagentechnik erfassen
Sammeln Sie Daten der Anlagentechnik und tragen diese zum Kunden ein, auch wenn dieser keinen festen Wartungsvertrag mit Ihnen abschließt. Ihr Vorteil ist, dass Sie den Kunden differenzierter bewerben und Falle von Reparaturen besser bedienen können. Sie sind so durch die erhobenen Daten der Konkurrenz bereits einen Schritt voraus. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden, haben Sie die Anlage bereits erfasst.
Um die Erfassung zu vereinfachen, haben wir spezifische Formulare je nach Anlagentyp vorbereitet. Sie brauchen nur noch die aufgenommen Daten in die Formularmaske einzutragen. Wenn spezifische Anlagen erfasst werden sollen (Sicherungskasten, Kühltheke, Computer usw.) haben Sie die Möglichkeit die Abfrageformulare frei zu gestalten.
Wartungsverträge anlegen
Wartungsverträge regeln nicht nur die vertragliche Seite der Wartung, sondern auch die wiederkehrenden Arbeiten für den Mitarbeiter. Er hat damit eine Arbeitsanweisung, die er Schritt für Schritt durchführen kann. Sie tragen im Wartungsvertrag ein welche Anlagen wie gewartet werden.
Sie legen fest in welchem Wartungszyklus die Anlage untersucht und ob eine direkte Abrechnung erfolgen soll. Es besteht die Möglichkeit Wartungszyklus und Abrechnungszyklus unterschiedlich zu gestalten. Dies ist erforderlich wenn monatlich gewartet, aber nur alle drei Monate eine Rechnung geschrieben werden soll.
Touren planen
Durch geschickt gewählte Suchkriterien haben Sie die Möglichkeit die Fahrzeiten für Ihren Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. Kombinieren Sie die Fahrten und sprechen Sie die Termine mit dem Kunden ab.
Wenn Sie einen Termin vereinbart haben, bestätigen Sie diesen ganz einfach per Mausklick. Wenn Sie möchten hilft das Wartungsmodul Ihnen auch noch den Termin beim Kunden bekannt zu geben.
Wiedervorlegen/Abrechnen
Durch den Wartungsvertrag sind alle nötigen Informationen für den Auftrag bereits erfasst. Sie legen nur noch den Monteur, den Zeitpunkt und evtl. Zusatzarbeiten fest. Den gedruckten Autrag geben Sie dann einfach Ihrem Monteur mit. Durch die Wiedervorlage werden Sie automatisch an die Wartung erinnert.
Ihr Mitarbeiter führt die Wartung termingerecht durch, allerdings erhalten Sie den ausgefüllten Auftrag nicht zurück? Kein Problem: Durch die Abrechnungsübersicht haben Sie immer die fälligen Wartungen im Blick und können Ihren Mitarbeiter gezielt nach den Aufträgen Fragen. Das Resultat: Sie können die Wartungen zeitnah abrechnen.
Alle Belege werden automatisch beim Kunden hinterlegt, der nächste Wartungstermin eingetragen. Damit haben Sie die volle Übersicht, welche Arbeiten beim Kunden durchgeführt wurden.
Nach der Wartung
Um den Wartungsvorgang abzuschließen tragen Sie die Messergebnisse und Informationen des Monteurs beim Kunden ein. Sie erhalten dadurch eine Grafik, die Ihnen den chronologischen Anlagenverlauf darstellt. Die Notizen des Monteurs tragen Sie direkt beim Vertrag ein (z.B. „Bei nächster Wartung auch die Ölfilter tauschen.“), damit die Tätigkeit beim nächsten Kundentermin nicht vergessen wird.
Kundendienstauftrag
Ein Kunde ruft Sie an und teilt Ihnen mit, dass seine Heizung nicht funktioniert bzw. nicht warm wird und benötigt Ihre Hilfe, natürlich so schnell wie möglich. Dabei ist es hilfreich zu wissen, welche Anlage wann eingebaut wurde. Dazu können Sie Ihrem Mitarbeiter wichtige Hinweise mit in den Auftrag schreiben.
Sie vereinbaren einen Termin und drucken den Auftrag aus. Der Mitarbeiter fährt gut vorbereitet zum Kunden.
Fazit
Wartungsdaten eingeben und pflegen lohnt sich immer, daurch haben Sie wichtige Vorteile:
Kundenbindung
- Der Kunde hat Vertrauen
- Erfahren Sie mehr über den Kunden und dessen Gewohnheiten
- Lernen Sie die Anlage kennen und beheben Sie Probleme schneller
- Durch die individuelle Betreuung reagiert der Kunde ganz anders auf Anrufe oder Anschreiben
und
- Durch kalkulierbare, dauerhafte Einnahmen können Sie ganz anders planen
- Folgeaufträge werden erleichtert
- Gut vorbereitete Mitarbeiter werden zu Ihrem Aushängeschild
Wer braucht das Wartungsmodul?
Alle Handwerker, die mit Anlagentechnik (egal ob Heizung, Kühlung, Elektrotechnik oder sonstigen Anlagen) beim Kunden in Berührung kommen, ob mit oder ohne Wartungsvertrag. Die Wartungszyklen sollten auch bei nicht bestehendem Wartungsvertrag überwacht und der Kunde informiert werden.
Alle die im Kundendienst tätig sind und für die es wichtig ist chronologische nachzuweisen, dass Wartungen durchgeführt wurden.
Voraussetzungen
Das Wartungsmodul ist ein eigenständiges Programm. Sie benötigen nicht zwangsläufig den Kaufmann Professional dafür, aber wenn dieser vorhanden ist werden die Daten zusammengeführt.
Als Betriebssystem ist mindestens Windows 2000, SP 4 oder XP oder Vista oder Windows 7 erforderlich. Der Arbeitsspeicher sollte 2 GB nicht unterschreiten, besser sind 4 GB.
